Menu

Datganiad Preifatrwydd Digwyddiadau UCM

Datganiad Preifatrwydd Digwyddiadau UCM

 

Diweddarwyd ddiwethaf Mai 2018

 

Mae'r datganiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i'r rheiny sy'n cofrestru ar gyfer digwyddiadau UCM, Gwasanaethau UCM, a digwyddiadau Elusennol UCM. 

 

Yn UCM, rydym yn gwneud pob ymdrech i ddarparu digwyddiadau rhagorol, ac rydym yn blaenoriaethu profiad ein cynrychiolwyr.

 

Rydym yn gwerthfawrogi eich presenoldeb ac rydym am fod yn dryloyw ynglŷn â sut yr ydym yn trin eich gwybodaeth bersonol.  Mae'r Datganiad hwn yn amlinellu sut yr ydym yn trin yr wybodaeth bersonol a gasglwn gennych chi neu eich cynrychiolydd undeb drwy ein proses gofrestru ac yn ein digwyddiadau.

 

Drwy gofrestru ar gyfer ein digwyddiadau a / neu drwy gytuno i'r Datganiad hwn, rydych chi'n cytuno i'ch gwybodaeth bersonol gael ei chasglu, ei defnyddio a'i storio fel y disgrifir yn y Datganiad hwn.

 

Cliciwch ar un o'r dolenni isod i ymweld ag adran benodol: -

 

Gwybodaeth bersonol a gasglwn drwy gofrestru ar-lein

Gwybodaeth bersonol a gasglwn yn ystod y digwyddiad

Gwybodaeth bersonol rydym yn ei archifo ar ôl y digwyddiad

 

 

Gwybodaeth bersonol a gasglwn drwy gofrestru ar-lein

 

Pan fyddwch chi'n cofrestru ar-lein i fynychu un o'n digwyddiadau, mae'n bosib y byddwn yn casglu'r wybodaeth bersonol ganlynol: enw, swydd, enw'r undeb, cyfeiriad yr undeb, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn cyswllt, dyddiad geni, rhywedd, unrhyw ofynion dietegol, unrhyw anghenion mynediad gan gynnwys unrhyw gyflwr meddygol, manylion galluogwyr, ac a oes angen gofal plant.  Rydym hefyd yn casglu enw cyswllt a rhif ffôn pe bai unrhyw argyfwng.

 

Cesglir yr wybodaeth er mwyn prosesu eich cofrestriad, cyfathrebu â chi ynglŷn â'ch presenoldeb a sicrhau ein bod yn ateb eich gofynion unigol er mwyn i chi allu cyfranogi'n llawn yn y digwyddiad.

 

Unwaith y bydd eich cofrestriad ar-lein wedi'i gwblhau, bydd gennych chi fel rhywun sy'n mynychu'r digwyddiad, neu eich cynrychiolydd undeb, fynediad at y data hwn i'w diweddaru / newid lle bo hynny'n berthnasol.

 

O fewn 3 mis ar ôl i'r digwyddiad ddod i ben, bydd eich enw a'ch undeb yn cael eu harchifo ynghyd ag enw'r digwyddiad, dyddiad y digwyddiad a'r lleoliad. Cedwir yr wybodaeth hon ar systemau storio a gymeradwyir gan UCM o fewn rhwydwaith diogelwch UCM, yn unol â rheoliadau diogelu. Bydd yr holl wybodaeth arall a gasglwyd gennym yn cael ei dileu.

 

Ein sail gyfreithlon ar gyfer y broses hon yw contract fel rhan o'ch cytundeb i fynychu digwyddiad UCM.

 

Gwybodaeth bersonol a gasglwn yn ystod y digwyddiad

 

Pan fyddwch yn ymweld â'r ddesg gofrestru ar ddiwrnod y digwyddiad, mae'n bosib y byddwn yn gofyn i chi lenwi ffurflen manylion personol. Mae hyn i ail-gadarnhau enw eich cyswllt a'r rhif ffôn mewn achos argyfwng, ac i roi gwybod i ni am unrhyw gyflwr meddygol cyfredol a meddyginiaeth y dylem fod yn ymwybodol ohonynt. Dim ond os bydd y digwyddiad yn cynnwys aros dros nos y gofynnir i chi gwblhau'r ffurflen hon.

 

Ar ôl i'r digwyddiad ddod i ben, caiff y ffurflen ei dinistrio'n gyfrinachol o fewn wythnos.

 

Ym mhob un o'n digwyddiadau, rydym hefyd yn gofyn i chi gwblhau ffurflen Monitro Amrywioldeb - mae hyn yn wirfoddol ac yn ddienw.  Mae'r ffurflen hon yn gofyn i chi am yr wybodaeth ganlynol:

 

Pa ddigwyddiad rydych chi'n ei fynychu

Eich oedran

Eich hunaniaeth ryweddol

Ydy'r rhywedd rydych chi'n byw ynddo yn cyfateb i'r rhywedd a aseiniwyd i chi ar eich genedigaeth?

Eich tueddfryd rhywiol / rhywioldeb

Eich grŵp ethnig

Eich crefydd, ffydd neu gred

Ydych chi'n ystyried bod gennych chi anabledd dysgu penodol, anabledd arall, nam neu gyflwr iechyd hirdymor?

Disgrifiad o'ch rôl - boed yn fyfyriwr, yn swyddog neu'n aelod staff

 

Caiff yr wybodaeth hon ei chynnwys mewn arolwg ar-lein sy'n rhoi trosolwg i ni o amrywioldeb y cynrychiolwyr sy'n mynychu ein digwyddiadau. Caiff y ffurflen ei dinistrio ar unwaith ar ôl i'r wybodaeth gael ei fewnbynnu.

 

Gwybodaeth bersonol rydym yn ei archifo ar ôl y digwyddiad

 

O fewn 3 mis ar ôl i'r digwyddiad ddod i ben, bydd eich enw a'ch undeb yn cael eu harchifo ynghyd ag enw'r digwyddiad, dyddiad y digwyddiad a'r lleoliad. Cedwir yr wybodaeth hon ar systemau storio a gymeradwyir gan UCM o fewn rhwydwaith diogelwch UCM. Bydd yr holl wybodaeth arall a gasglwyd gennym yn cael ei dileu. Ein sail gyfreithlon ar gyfer y broses hon yw dyletswydd gyfreithiol.  Bydd yr wybodaeth hon yn cael ei storio am gyfnod amhenodol yn unol â rheoliadau diogelu, a dim ond ar ôl derbyn y gwaith papur cywir y bydd yn hygyrch i'r Heddlu.

 

Gwybodaeth a gasglwyd yn ystod achosion diogelu mewn digwyddiadau

 

Os bydd cynrychiolwyr yn destun unrhyw achos diogelu mewn digwyddiadau, byddwn yn casglu'r wybodaeth ganlynol: enw, swydd, enw'r undeb, cyfeiriad cartref, rhif ffôn cyswllt, dyddiad geni, cofnod o'r hyn a ddigwyddodd.  Os caiff yr achos ei archwilio'n fewnol, bydd yr adroddiad hefyd yn cynnwys canlyniad yr ymchwiliad.  Bydd yr wybodaeth yn cael ei chasglu ar ffurflen adroddiad achos diogelu.  Caiff y ffurflen hon ei sganio ac yna'i dinistrio'n gyfrinachol.  Bydd yr wybodaeth hon yn cael ei storio am gyfnod amhenodol yn unol â rheoliadau diogelu, a dim ond ar ôl derbyn y gwaith papur cywir y bydd yn hygyrch i'r Heddlu.

 

Pryd fyddwn ni'n trosglwyddo eich gwybodaeth dramor?

 

Pan drosglwyddir data i wledydd y tu allan i'r DU ac Ardal Economaidd Ewrop, mae'n bosib na fydd y gwledydd hynny'n cynnig lefel o amddiffyniad ar gyfer gwybodaeth bersonol sy'n cyfateb i gyfreithiau'r DU. Mewn achosion o'r fath, byddwn yn sicrhau bod mesurau diogelu priodol yn cael eu rhoi ar waith i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol.

 

Datganiad wedi'i gymryd o RegOnline ynglŷn â'ch data

 

Mae ein data yn cael ei storio yn yr Unol Daleithiau ac rydym yn trosglwyddo data o Ewrop i'r Unol Daleithiau yn unol â Tharian Preifatrwydd yr UE-UDA, y cafodd Cvent ei ardystio ar ei gyfer, a'i wirio gan drydydd parti o'r enw TrustArc ym mis Hydref 2017. Mae'r broses hon yn bodloni rheoliadau trosglwyddo trawsffiniol y GDPR.