Menu

Datganiad o breifatrwydd aelodau a thrydydd partïon

 

Egwyddorion Preifatrwydd

Mae UCM yn cymryd eich preifatrwydd o ddifrif. Mae'r egwyddorion canlynol yn sail i'n hymagweddiad at barchu eich preifatrwydd:

  • Rydym yn gosod gwerth ar yr ymddiriedaeth yr ydych yn ei roi ynom ni drwy ein darparu â'ch gwybodaeth bersonol. Byddwn bob amser yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol mewn modd sy'n deg ac yn deilwng o'r ymddiriedaeth honno.
  • Byddwn yn darparu gwybodaeth glir am sut yr ydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol. Byddwn bob amser yn dryloyw â chi ynglŷn â'r wybodaeth y byddwn yn ei chasglu, yr hyn yr ydym yn ei wneud â'r wybodaeth honno, gyda phwy yr ydym yn ei rhannu a phwy y dylech gysylltu â nhw os oes gennych chi unrhyw bryderon.
  • Byddwn yn cymryd pob cam rhesymol i amddiffyn eich gwybodaeth rhag cael ei chamddefnyddio ac yn ei chadw'n ddiogel.
  • Byddwn yn cydymffurfio â'r holl gyfreithiau a rheoliadau diogelu data perthnasol a byddwn yn cydweithredu ag awdurdodau diogelu data. Yn absenoldeb deddfwriaeth diogelu data, byddwn yn gweithredu'n unol ag egwyddorion a dderbynnir yn gyffredinol parthed diogelu data.

Hysbysiad Preifatrwydd

Mae'r hysbysiad hwn yn esbonio sut y byddwn ni'n casglu a defnyddio gwybodaeth y gallwn ei chadw amdanoch chi fel unigolyn. 

Mae'r hysbysiad hwn yn ymwneud â'r canlynol:

Beth yw gwybodaeth bersonol?

Gwybodaeth bersonol yw unrhyw wybodaeth sy'n dweud wrthym rywbeth amdanoch chi neu a allai eich adnabod fel unigolyn. Gallai hyn gynnwys gwybodaeth fel eich enw, manylion cyswllt neu ddyddiad geni.

Sut ydyn ni'n casglu gwybodaeth bersonol?

Rydym yn casglu gwybodaeth bersonol amdanoch chi o wahanol ffynonellau gan gynnwys:

  • Gwybodaeth rydych chi'n ei rhoi i ni'n uniongyrchol;
  • Gwybodaeth a gesglir yn awtomatig pan fyddwch chi'n defnyddio Safleoedd UCM;
  • Gwybodaeth a gasglwn o ffynonellau eraill

Pa wybodaeth ydyn ni'n ei chasglu?

Mae'n bosib y byddwn yn casglu'r categorïau canlynol o wybodaeth amdanoch chi:

Gwybodaeth rydych chi'n ei rhoi i ni'n uniongyrchol;

Mae'n bosib y byddwn yn casglu gwybodaeth oddi wrthych yn uniongyrchol pan fyddwch yn ein darparu â gwybodaeth bersonol, e.e. pan fyddwch yn cofrestru i dderbyn gwybodaeth, mynychu digwyddiad, defnyddio apiau, prynu nwyddau neu wasanaeth gennym ni, llenwi arolwg, gwneud sylwadau neu ymholiadau. Mae'r mathau o wybodaeth y gallwn eu casglu oddi wrthych yn uniongyrchol yn cynnwys eich:

  • Manylion cyswllt personol, fel enw, teitl, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriadau e-bost personol
  • Dyddiad geni neu oedran
  • Rhywedd
  • Gwybodaeth monitro cyfleoedd cyfartal megis ethnigrwydd, crefydd, anabledd a thueddfryd rhywiol
  • Gwybodaeth am eich hil neu'ch ethnigrwydd, credoau crefyddol, tueddfryd rhywiol a barn wleidyddol
  • Cynnwys a gynhyrchir gan ddefnyddwyr, pyst a deunydd arall y byddwch yn ei gyflwyno i safleoedd UCM
  • Unrhyw wybodaeth bersonol arall yr ydych yn ei rhoi i ni'n wirfoddol

Gwybodaeth a gesglir yn awtomatig pan fyddwch chi'n defnyddio Safleoedd UCM;

Rydym ni (a darparwyr gwasanaeth trydydd parti sy'n gweithredu ar ein rhan) yn defnyddio cwcis a theclynnau eraill (megis offer dadansoddi'r we a thagiau picsel) i gasglu gwybodaeth amdanoch chi yn awtomatig pan fyddwch yn defnyddio Safleoedd UCM, yn amodol ar delerau'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn a deddfau a rheoliadau data perthnasol. Gall y mathau o wybodaeth a gesglir yn awtomatig gynnwys:

  • Gwybodaeth am y math o borwr rydych chi'n ei ddefnyddio
  • Manylion y tudalennau gwe yr ydych wedi edrych arnynt
  • Eich cyfeiriad IP
  • Y hyperddolenni rydych chi wedi eu clicio
  • Eich enw defnyddiwr, llun proffil, rhywedd, rhwydweithiau ac unrhyw wybodaeth arall y byddwch chi'n dewis ei rhannu wrth ddefnyddio Safleoedd Trydydd Parti (megis pan fyddwch yn "Hoffi" rhywbeth ar Facebook neu'n defnyddio dyfais +1 ar Google+)
  • Y gwefannau y bu i chi ymwelwyd â nhw cyn cyrraedd Safle UCM

Gwybodaeth a gasglwn o ffynonellau eraill

Efallai y byddwn yn derbyn gwybodaeth bersonol amdanoch o ffynonellau cyfreithlon eraill, gan gynnwys gwybodaeth o ffynonellau sydd ar gael yn fasnachol, megis cronfeydd a chasglwyr data cyhoeddus, a gwybodaeth gan drydydd parti. Mae'r mathau o wybodaeth y gallwn eu casglu o ffynonellau o'r fath yn cynnwys eich:

  • Manylion cyswllt personol, fel enw, teitl, cyfeiriad, rhif ffôn a chyfeiriadau e-bost personol
  • Dyddiad geni
  • Rhywedd

Sut ydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth?

Gallwn ddefnyddio eich gwybodaeth at y dibenion canlynol:

  • I weinyddu eich cofnod aelodaeth a'n perthynas â chi fel aelod, ac i'ch darparu â gwybodaeth am weithgareddau UCM ac at ddibenion cysylltiedig eraill
  • I weinyddu'r berthynas â chi fel cwsmer neu gyflenwr a'ch darparu â gwybodaeth sydd ei hangen arnoch i barhau â'r berthynas honno.
  • I weinyddu fforymau rhwydwaith cyfoedion i gyfoedion ar gyfer rhannu arferion gorau ymhlith staff a swyddogion o blith y rheiny sy'n aelodau a'r rheiny nad ydynt yn aelodau.
  • I weinyddu eich presenoldeb mewn digwyddiad er mwyn sicrhau bod eich gofynion yn cael eu diwallu, fel y gallwch gyfranogi'n llawn yn y digwyddiad.
  • I gysylltu â chi ynglŷn â nwyddau a gwasanaethau a allai fod o ddiddordeb i chi, cyn belled â'ch bod wedi rhoi caniatâd i ni wneud hynny, neu os ydych chi wedi gofyn am nwyddau neu wasanaeth gennym ni o'r blaen. Rhaid i'r cyfathrebiad fod yn berthnasol neu'n gysylltiedig â'r cais blaenorol hwnnw a'i fod yn cael ei wneud o fewn cyfnod o amser a sefydlwyd gan gyfreithiau perthnasol.

Efallai y byddwn yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol i:

  • awgrymu nwyddau neu wasanaethau (gan gynnwys rhai trydydd parti perthnasol) y credwn y gallant fod o ddiddordeb i chi
  • cynnig cyfle i chi gymryd rhan mewn cystadlaethau neu gynlluniau hyrwyddo

Gallwch ddewis peidio â derbyn cyfathrebiadau oddi wrthym ar unrhyw adeg. Bydd unrhyw gyfathrebiadau marchnata uniongyrchol yr ydym yn eu hanfon atoch yn cynnwys yr wybodaeth a'r modd sy'n angenrheidiol i optio allan.

  • Er mwyn eich darparu â nwyddau neu wasanaethau y byddwch yn gofyn amdanynt:

Efallai y byddwn yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol:

  • at ddibenion cystadlaethau neu gynlluniau hyrwyddo yr ydych wedi cytuno i gymryd rhan ynddynt
  • i anfon gwybodaeth, nwyddau neu samplau yr ydych wedi gofyn amdanynt
  • i ymateb i'ch ymholiadau neu'ch sylwadau

Er mwyn diogelu gwybodaeth rhag cael ei dinistrio, naill ai'n ddamweiniol neu'n faleisus, pan fyddwn yn dileu gwybodaeth o'n gwasanaethau, mae'n bosib na fyddwn yn dileu copïau gweddilliol o'n gweinyddwyr na'n tynnu gwybodaeth o'n systemau wrth-gefn ar unwaith

Rydym yn cadw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn gyfoes, felly os oes unrhyw newidiadau i'r ffordd y caiff eich gwybodaeth bersonol ei defnyddio; caiff y rhybudd preifatrwydd hwn ei ddiweddaru a byddwn yn eich hysbysu o'r newidiadau.

Beth yw'r sylfaen gyfreithiol sy'n ein caniatáu ni i ddefnyddio'ch gwybodaeth?

O dan y ddeddfwriaeth diogelu data, dim ond os oes gennym sail gyfreithiol ar gyfer gwneud hynny, fel y nodir yn y ddeddfwriaeth diogelu data, y gallwn ni ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol. Mae'r sail gyfreithiol sy'n ein galluogi i ddefnyddio'ch gwybodaeth yn dibynnu ar ba ddiben y byddwn yn defnyddio'r wybodaeth honno.  Rydym yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol canlynol i ddefnyddio'ch gwybodaeth:

  • Lle mae angen gwybodaeth arnom i gyflawni'r contract sydd gennym â chi.
  • Lle mae angen i ni gydymffurfio â gofynion cyfreithiol.
  • Pan fo'n angenrheidiol ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon (neu rai trydydd parti) ac nid yw eich buddiannau a'ch hawliau sylfaenol chi'n trechu'r buddiannau hynny.

Mewn amgylchiadau mwy cyfyngedig, efallai y byddwn hefyd yn dibynnu ar y seiliau cyfreithiol canlynol:

  • Lle mae angen i ni amddiffyn eich buddiannau (neu fuddiannau rhywun arall).
  • Lle mae ei angen er budd y cyhoedd neu at ddibenion swyddogol.

Ystyrir rhai mathau o wybodaeth i fod yn ddata "arbennig" o dan ddeddfwriaeth diogelu data. Mae hyn yn cynnwys gwybodaeth sy'n ymwneud ag iechyd, cefndir hiliol neu ethnig, credoau crefyddol neu farn wleidyddol, tueddfryd rhywiol ac aelodaeth undeb llafur. Mae'r wybodaeth hon yn fwy sensitif ac mae angen i ni fod â chyfiawnhad pellach dros gasglu, storio a defnyddio'r math yma o wybodaeth bersonol. Mae cyfyngiadau ychwanegol hefyd ar yr amgylchiadau lle caniateir i ni gasglu a defnyddio data ar euogfarnau troseddol. Gallwn brosesu categorïau arbennig o wybodaeth bersonol a gwybodaeth am euogfarnau troseddol dan yr amgylchiadau canlynol:

  • Mewn amgylchiadau cyfyngedig gyda'ch cydsyniad penodol; mewn achos o'r fath, byddwn yn esbonio'r diben y bydd yr wybodaeth yn cael ei defnyddio pryd y byddwn yn gofyn am eich caniatâd.
  • Byddwn yn defnyddio gwybodaeth am eich statws iechyd corfforol / meddwl neu anabledd er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau cyfreithiol, gan gynnwys sicrhau eich iechyd, diogelwch a llesiant mewn digwyddiad y byddwch yn ei fynychu.

Sut ydyn ni'n rhannu eich gwybodaeth?

 Rydyn ni'n rhannu eich gwybodaeth bersonol yn y ffyrdd canlynol:

  • Gydag endidau eraill yn ein grŵp.
  • Lle rydym yn defnyddio darparwyr gwasanaethau trydydd parti sy'n prosesu gwybodaeth bersonol ar ein rhan er mwyn darparu gwasanaethau i ni. Mae hyn yn cynnwys darparwyr systemau TG a chontractwyr TG.
  • Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â rheoleiddwyr lle mae'n ofynnol i ni wneud hynny er mwyn cydymffurfio â'n dyletswyddau rheoleiddio.
  • Byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â thrydydd parti lle mae'n ofynnol i ni wneud hynny dan y gyfraith.
  • Os ydym yn gwerthu unrhyw ran o'n busnes a/neu'n ei integreiddio â sefydliad arall, mae'n bosib y bydd eich manylion yn cael eu datgelu i'n cynghorwyr ac i ddarpar brynwyr neu gyd-bartneriaid yn y fenter a'u cynghorwyr. Os bydd hyn yn digwydd, ni fydd perchnogion newydd y busnes ond yn cael defnyddio'ch gwybodaeth yn yr un ffordd, neu ffordd debyg, i'r hyn a ddisgrifir yn y rhybudd preifatrwydd hwn.

Pan fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â thrydydd partïon, rydym yn sicrhau bod gennym fesurau priodol ar waith i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol a sicrhau ei bod yn cael ei defnyddio at ddibenion dilys yn unig, yn unol â'r hysbysiad preifatrwydd hwn.

Sut ydyn ni'n cadw eich gwybodaeth yn ddiogel?

Rydym yn cymryd pob rhagofal rhesymol i gadw'ch gwybodaeth bersonol yn ddiogel ac yn mynnu bod unrhyw drydydd parti sy'n trin neu brosesu eich gwybodaeth bersonol ar ein rhan ni'n gwneud yr un fath. Mae mynediad at eich gwybodaeth bersonol wedi'i gyfyngu er mwyn atal mynediad heb ganiatâd, neu unrhyw ymgais i'w haddasu neu ei chamddefnyddio; ni chaniateir mynediad ond i'n gweithwyr ac asiantau, a hynny dim ond os ydyn nhw angen gwybod.

Pryd ydyn ni'n trosglwyddo eich gwybodaeth dramor?

Pan drosglwyddir data i wledydd y tu allan i'r DU ac Ardal Economaidd Ewrop, mae'n bosib na fydd y gwledydd hynny'n cynnig lefel o amddiffyniad ar gyfer gwybodaeth bersonol sy'n cyfateb i gyfreithiau'r DU. Mewn achosion o'r fath, byddwn yn sicrhau bod mesurau diogelu priodol yn cael eu rhoi ar waith i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol.

Am ba hyd ydyn ni'n cadw eich gwybodaeth?

Fel rheol gyffredinol, rydym yn cadw eich gwybodaeth bersonol dim ond cyhyd ag y bydd arnom ei hangen.  Beth mae hyn yn ei olygu mewn gwirionedd yw y byddwn yn cadw eich gwybodaeth am yr amser sy'n angenrheidiol er mwyn i ni ei defnyddio.  Er enghraifft, os ydych chi'n mynychu digwyddiad, does ond angen cadw'r wybodaeth angenrheidiol hyd nes bydd y digwyddiad wedi gorffen.  O fewn 3 mis i'r digwyddiad ddod i ben, bydd unrhyw wybodaeth nad oes ei hangen yn cael ei dileu.

Serch hynny, mewn achosion lle mae gennym ddyletswydd statudol i gadw gwybodaeth bersonol am gyfnod hwy neu lle y gall fod angen eich gwybodaeth arnom am gyfnod hwy rhag ofn y gwneir hawliad cyfreithiol yn ein herbyn, yna gellir ymestyn y cyfnod y cedwir yr wybodaeth.

Eich hawliau o ran eich gwybodaeth

Mae gennych nifer o hawliau parthed eich gwybodaeth bersonol, mae'r rhain yn cynnwys yr hawl i:

  • gael eich hysbysu ynglŷn â sut yr ydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol;
  • cael mynediad at wybodaeth bersonol amdanoch chi sydd yn ein meddiant;
  • gofyn am gael eich gwybodaeth bersonol wedi'i chywiro os ydych chi'n credu ei bod yn anghywir neu'n anghyflawn;
  • gofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol dan yr amgylchiadau canlynol:
    • os ydym yn parhau i brosesu data personol y tu hwnt i'r cyfnod pan fo angen gwneud hynny at y diben y cafodd ei chasglu'n wreiddiol;
    • os ydym yn dibynnu ar ganiatâd fel sail gyfreithiol ar gyfer prosesu a'ch bod yn tynnu'r caniatâd hwnnw yn ôl;
    • os ydym yn dibynnu ar fuddiannau cyfreithlon fel y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu a'ch bod yn gwrthwynebu'r prosesu hwn ac nid oes unrhyw sail anorfod, sy'n bwysicach na dim arall, yn ein galluogi i barhau â'r prosesu;
    • os yw'r data personol wedi cael ei brosesu'n anghyfreithlon (h.y. yn groes i ofynion y ddeddfwriaeth diogelu data);
    • os oes angen dileu'r data personol er mwyn cydymffurfio â dyletswydd gyfreithiol;
  • gallwch ofyn i ni gyfyngu ein gweithgareddau prosesu data lle rydych chi'n ystyried:
    • bod gwybodaeth bersonol yn anghywir;
    • mae'r ffaith ein bod ni'n prosesu eich gwybodaeth bersonol yn anghyfreithlon;
    • lle nad oes angen yr wybodaeth bersonol bellach arnom ond mae angen i ni ei chadw er mwyn eich galluogi i sefydlu, cyflwyno neu amddiffyn achos cyfreithiol;
    • mewn achos lle rydych wedi mynegi gwrthwynebiad i'n defnydd o'ch gwybodaeth bersonol;
  • gallwch ofyn am gopi o wybodaeth bersonol benodol yr ydych wedi'i rhoi i ni mewn fformat electronig a ddefnyddir yn gyffredin. Mae'r hawl hon yn ymwneud â gwybodaeth bersonol yr ydych wedi'i darparu i ni er mwyn ein galluogi i gyflawni ein cytundeb â chi, yn ogystal â gwybodaeth bersonol lle'r ydym yn dibynnu ar ganiatâd i brosesu eich gwybodaeth bersonol;
  • gallwch wrthwynebu'r ffaith ein bod yn prosesu eich gwybodaeth bersonol pan fyddwn ni'n dibynnu ar fuddiannau cyfreithlon neu fudd y cyhoedd i wneud y prosesu'n gyfreithlon. Os byddwch yn gwrthwynebu, byddwn yn cynnal asesiad i benderfynu a oes gennym ni sail gyfreithlon sy'n trechu pob gwrthwynebiad, sy'n rhoi'r hawl i ni barhau i brosesu eich gwybodaeth bersonol;
  • ni ddylech fod yn destun penderfyniadau awtomatig sy'n cynhyrchu effeithiau cyfreithiol neu a allai gael effaith yr un mor sylweddol arnoch chi.

Os ydych chi am ymarfer unrhyw un o'ch hawliau neu os ydych chi am ganfod mwy, mae croeso i chi gysylltu â dpo@nus.org.uk.

Cwynion neu gysylltu â ni

Manylion cysylltu

Mae ein manylion cysylltu fel a ganlyn:

Cyfeiriad:        Ian King House, Snape Road, Macclesfield, Swydd Gaer, SK10 2NZ Ffôn:           0300 303 8602

Rydym wedi penodi person sy'n gyfrifol am faterion diogelu data sydd â chyfrifoldeb am ein cynghori ar ein dyletswyddau parthed diogelu data. Gallwch gysylltu â'r person hwn drwy ddefnyddio'r manylion canlynol:

DPO@nus.org.uk

Cwynion

Os oes gennych chi unrhyw gwynion am y ffordd yr ydym yn defnyddio'ch gwybodaeth bersonol, cysylltwch â DPO@nus.org.uk a fydd yn ceisio datrys y mater. Os na allwn ddatrys eich cwyn, mae gennych yr hawl i gwyno i'r awdurdod diogelu data yn eich gwlad (y Comisiynydd Gwybodaeth yn y DU).